CONSULTORIA VIRTUAL

 

Uma nova dimensão na consultoria em modelos de gestão.

 

Desde 1991 no Brasil, DATTA & QUALITY auxilia Organizações no desenho, documentação, implementação e validação de seus modelos de gestão. Os referidos serviços abrangem desde Diagnósticos, Formação, incluindo a Formação de Auditores Líderes com programas acreditados pelo IRCA, Consultoria / Assessoria, Desenvolvimento de Fornecedores, Auditorias Internas e Externas. Para isso, a DATTA & QUALITY desenvolveu técnicas e metodologias que comprovaram a sua eficácia e eficiência na concretização dos objetivos. Nosso modelo não está focado exclusivamente na certificação (esta deve ser uma consequência do bom trabalho e não o objetivo), mas sim em MELHORAR OS PROCESSOS DE NEGÓCIO DA ORGANIZAÇÃO E CRIAR VALOR PARA CLIENTES E OUTROS STAKEHOLDERS.

 

Dentro de  essa busca contínua por inovação para melhorar nossos serviços e o  conjunção de experiências, hoje iniciamos uma forma mais avançada de consultoria e trabalho colaborativo, a CONSULTORIA VIRTUAL.

Com este modelo, buscamos resolver diversos problemas típicos de Organizações que estão começando a desenvolver seu sistema, mas também daquelas Organizações, que já possuem um sistema de gestão, identificam a necessidade de receber "provocações externas" e informações de qualidade, para melhoria de seus modelos, alguns desses problemas identificados são:

  • Tempos de resposta imediatos. Algumas Organizações estão em uma encruzilhada em sua atividade e precisam de conselhos sobre um assunto específico, sem ter que passar por todo o processo de solicitação de consultoria completa, ou o custo de manter um consultor em tempo integral, ou você simplesmente não tem o tempo necessário para treinar sobre um assunto específico, pois requer soluções urgentes ... Outro exemplo ocorre em situações vividas diariamente onde "temos uma ideia" mas não sabemos realmente como avaliá-la ou se realmente apenas " descobriu a pólvora! " ou se, pelo contrário, for um problema futuro.

  • A disponibilidade limitada de tempo para reuniões de executivos e gerentes;

  • Dificuldades no cumprimento dos programas de trabalho pré-estabelecidos, devido às contingências do dia a dia;

  • Baixo desempenho do tempo de trabalho dos consultores, devido a viagens e esperas improdutivas;

  • Custos de viagem, relacionados a problemas que poderiam ser resolvidos "em algumas horas";

  • Intermitência no serviço de apoio aos consultores, principalmente devido à limitação de recursos.

Consequentemente, a aplicação desse tipo de consultoria produz três resultados convincentes:  

  • Reduz substancialmente os custos ;

  • Reduz a pressão desnecessária sobre as pessoas envolvidas na implantação;

  • Colabora enormemente na geração de ações de melhoria .

  • Proporciona maior segurança aos funcionários em suas ações, uma vez que contam com suporte para consultas.

Temos consciência de que este mecanismo não substitui totalmente as visitas da equipa de consultores, no entanto, podem reduzir as necessidades de visitas e, definitivamente, torná-las muito mais produtivas, nomeadamente com um acompanhamento virtual, antes de cada visita pessoal.

Conselhos de classe mundial ao seu alcance e instantaneamente !!!

Uma consultoria que pode poupar recursos valiosos, financeiros, tempo e horas de trabalho improdutivo, evitando uma má decisão, ou melhor, VALOR e orientações prestadas no prazo que podem ajudar sua Organização a ser mais produtiva e competitiva em um mercado globalizado .

 

O que é Consultoria Virtual?

 

A Consultoria Virtual é uma forma de prestação de serviço de consultoria profissional, que se baseia na utilização intensiva dos meios de comunicação informática, com particular destaque para a Internet. Deste modo realiza-se uma parte substantiva da comunicação entre os consultores e o pessoal da empresa e das tarefas técnicas do projecto (planeamento, coordenação, acompanhamento, controlo). Acrescentam-se outras vantagens desta forma de comunicação, como a possibilidade de intercâmbio com outras empresas de diferentes regiões geográficas que participem no mesmo tipo de projeto, a existência de um sistema de formação que permite a formação contínua e a criação de uma base de conhecimento que pode ser compartilhado por todas as empresas participantes.

A consultoria atende a dois propósitos principais:

  • A orientação e assistência de especialistas em determinados temas, com finalidade específica;

  • Transferência de conhecimento;

  • A redução de tempos devido à curva de aprendizado e custos para “começar e continuar bem e sob controle”;

 

A Consultoria Virtual atende plenamente a esses propósitos. As principais diferenças com a consultoria tradicional são:

  • A utilização de recursos informáticos, que permitem um forte apoio dos consultores às pessoas da empresa e uma intensa colaboração entre eles, reduzindo ao mínimo a necessidade da presença física dos consultores nas instalações da empresa.

  • A utilização de ambientes colaborativos virtuais, que permitem a empresas de diferentes regiões geográficas partilhar experiências e conhecimentos, com o consequente efeito de aprendizagem partilhada e aceleração dos processos de implementação.

  • A aplicação de técnicas de formação à distância, para a formação progressiva e contínua do pessoal participante nos projectos.

  • A aplicação de técnicas que permitam continuar a apoiar a empresa a um custo muito baixo, uma vez concluídos os projetos, para manter em funcionamento e atualização os modelos de gestão implementados.

 

No esquema de consultoria virtual, otimiza-se a aplicação do tempo dos consultores e do pessoal da empresa, de forma a atingir uma exigência mínima sobre estes e o aproveitamento óptimo do tempo utilizado por todos os intervenientes no processo.

Quais meios são usados na Consultoria Virtual?

Os recursos típicos são os mesmos utilizados na educação a distância pela Internet, com o acréscimo de alguns elementos necessários ao planejamento, coordenação, controle e acompanhamento do projeto.  

  1. Skype : O sistema de comunicação Skype (http://www.skype.com) é uma ferramenta que permite chamadas “telefônicas” pelo computador, gratuitamente. Da mesma forma, existe a disponibilidade do uso de câmeras da Web para que essas chamadas sejam mais personalizadas (videochamada). O mesmo sistema Skype permite o uso de Chat (reuniões virtuais). As reuniões do Skype (reuniões virtuais) são agendadas com pelo menos 1 semana de antecedência e são facilmente remarcadas, gratuitamente.

  2. Zoom: uma das plataformas mais utilizadas para reuniões e treinamentos. Ele permite ampla interação, compartilhamento de documentos, etc.

  3. E-mails : O uso do e-mail é fundamental para dúvidas fora das sessões agendadas (reuniões virtuais). Não se utiliza e-mail para envio de documentos por nenhuma das partes, estes são depositados no espaço atribuído no servidor e é comunicado por e-mail que os documentos serão depositados para análise. As perguntas por e-mail são limitadas a 3 por semana. A vantagem do e-mail é que as perguntas e respostas ficam gravadas para futura consulta e construção de uma base de conhecimento.  As perguntas podem ser apresentadas pelo usuário como urgentes ou adiadas. Esta classificação permite coordenar os tempos de resposta. Se forem de caráter urgente, serão atendidos durante a semana, mas poderão ser atendidos em até 10 dias após o envio.  Em um prazo extremamente curto (3 a 5 dias - muitas vezes menos dependendo do trabalho a ser feito) enviaremos uma solução (resposta) sobre o assunto da sua consulta que permitirá que você faça um julgamento fundamentado, criterioso e acima de tudo Decisão FUNDADA.  Quando necessário, realizamos reuniões virtuais de forma complementar.

  4. Agendamento de reuniões telefônicas e virtuais : A ideia é que a Organização obtenha as respostas, o motivo da ligação. Chamadas extraordinárias, se necessário, podem ser usadas usando o conceito de "nenhum abuso" deste meio. Da mesma forma que para os e-mails (e-mails), não se estabelece um tempo de consulta por este meio, o consultor a quem a mensagem se revez, vai dedicar o tempo necessário para a resposta, utilizando o mesmo conceito de “não abuse desta médio ".

Como funciona um projeto de Consultoria Virtual?

 

Nossa experiência na área de treinamento e consultoria / assessoria nos permitiu identificar atividades típicas de projetos que têm suas diferenças e necessidades:

 

  • Organizações que iniciam o seu Sistema de Gestão: Uma vez contratado o serviço, é enviado o formulário de Autodiagnóstico, que deve ser respondido e encaminhado para os nossos escritórios (esta é a 1ª atividade). A partir do Autodiagnóstico, proporemos uma série de atividades que uma mesma Organização, com suporte e suporte virtual, deverá realizar.

  • RH: É um requisito essencial que haja uma pessoa da organização contratante responsável pelo projeto.

  • Treinamento Virtual: Quando adequado, será utilizada uma ferramenta para a realização de um Webinar (regularmente Zoom). O acesso aos nossos Webinars é aberto (os Webinars estão programados e são um evento aberto ao público - para quem é assinante do serviço de consultoria virtual, os Webinars são gratuitos).

  • Treinamento Presencial: Recomenda-se que o responsável pelo projeto tenha conhecimento do regulamento e receba um treinamento mais intensivo.  

  • Acompanhamento das atividades decorrentes das visitas presenciais do consultor (dúvidas e revisão de tarefas, preparação e revisão de documentos, etc.). 100% VIRTUAL.

  • Aqueles que podem ser baseados na autoinstrução e na autoajuda, apoiados por elementos devidamente preparados. Eles não exigem o estabelecimento de contato entre funcionários da empresa e consultores ou com uma base de conhecimento existente. O desenvolvimento da documentação do Sistema de Gestão é de responsabilidade da Organização Contratante. Para atividades de autoinstrução, a Organização contratante pode adquirir os guias que publicamos em nosso site. Além dos guias que você vê na página, estaremos publicando outros que sejam necessários e / ou propomos alguns outros documentos básicos, gratuitamente. 100% VIRTUAL.

  • É imprescindível que a Organização adquira a embalagem original dos documentos regulamentares aplicáveis.

  • Organizações que já possuem um sistema de gestão e necessitam de discussões e acesso a informações e trocas para aprimorar seu sistema. 100% VIRTUAL.

 

Nos projetos de Consultoria Virtual, a aplicação de recursos a cada uma dessas atividades é otimizada, de modo a:

 

  • Minimize o uso do tempo dos consultores para minimizar custos.

  • Elimine todas as viagens desnecessárias.

  • Obtenha o máximo uso do tempo dos funcionários da empresa.

  • Capacitar cada pessoa da empresa a realizar as tarefas correspondentes ao projeto no momento que for mais conveniente para ela, e não está condicionada ao agendamento do trabalho dos consultores.

Todos os projetos desenvolvidos pela DATTA & QUALITY envolvem um Gerente de Projetos e Consultores Designados , de acordo com a especialidade.

A DATTA & QUALITY CONSULTORES SC estabelece como política da empresa a proteção do sigilo sobre as informações prestadas ou tratadas.

De quais recursos uma empresa precisa para participar de um projeto de Consultoria Virtual?

Para participar desse tipo de projeto, são utilizados recursos de informática quase padronizados, a um custo baixíssimo. Eles incluem:

  • Um computador com b ooks instalados, microfone e webcam.

  • Conexão à Internet com boa largura de banda.

  • Correio eletrônico.

  • Baixe aplicativos e tenha suas contas disponíveis (ex: Skype)

Quais são os efeitos da Consultoria Virtual?

 

  • Redução de custos muito substancial. Ao minimizar a quantidade de viagens, estadias, tempo perdido, etc., o tempo dos consultores e funcionários da empresa é totalmente aproveitado. Isso permite operar com custos muito mais baixos do que os típicos da consultoria convencional.

  • Aproveitamento máximo do tempo dos executivos da empresa. Por não terem que se adequar a programas de atendimento condicionados aos tempos de permanência dos consultores, eles podem administrar mais livremente o seu tempo de participação no projeto.

  • Flexibilidade de programação e atenção quando necessário.

  • Possibilidade de estender os efeitos do projeto de forma mais ampla dentro da organização. Mais pessoas podem ser treinadas simultaneamente do que em programas de treinamento convencionais.

  • Acompanhamento próximo das atividades, compartilhado entre a empresa e os consultores. O projeto está ativo o tempo todo, e não apenas quando os consultores chegam à empresa.

Valor do serviço  

Para determinar o valor da consultoria, é realizada uma análise de cada caso e do escopo do serviço requerido (um projeto personalizado)

Posso decidir levar todo o meu processo de consultoria para a implementação de um sistema de gestão VIRTUAL?

O mecanismo de consultoria tradicional pode ser combinado com o virtual. Existem várias atividades que não poderiam ser virtuais, por exemplo:

  • Em todos os projetos é realizado um DIAGNÓSTICO do sistema (pode ser presencial ou virtual);

  • Programas regulares de treinamento, tais como: Interpretação da Norma, Mapeamento de Processos, Treinamento de Auditores Internos, etc .; É recomendado pessoalmente, embora esses programas estejam disponíveis virtualmente;

  • Etapas de validação do sistema (auditorias), caso executado por nós. Embora algumas auditorias possam ser virtuais, algumas precisarão ser presenciais.

 

Da mesma forma, existem vários requisitos por parte da Organização para que esse mecanismo funcione; por exemplo, é necessário que exista um consultor interno (pessoal da Organização), devidamente formado, para realizar e / ou coordenar as diversas atividades com o apoio da DATTA & QUALIDADE, entre outras necessidades.

Um modelo para médio / pequeno / micros

 

Após uma análise detalhada de mais de 25 anos de experiências no apoio à construção de modelos de gestão que levarão nossos clientes a ter Organizações mais produtivas, competitivas e responsáveis com suas próprias crenças e missão, a D&Q - México desenvolveu um modelo inovador de apoio Organizações interessadas em desenvolver modelos de gestão para:  

 

  • Qualidade (ISO 9001); e

  • Ambiental (ISO 14001)

 

Nota: Para outros modelos, como ISO / IEC 17025, ISO 22000 / HACCP, TS 16949, ISO 45001, este esquema está em desenvolvimento.

 

“Este novo modelo de suporte se baseia nesses mais de 25 anos de experiências de sucesso”, afirma Marcelo AF Villaça, Diretor de Projetos e o primeiro consultor da América Latina a receber o reconhecimento do CQI (Chartered Quality Institute do Reino Unido) como Consultor Registrado e primeiro Auditor Principal pela IRCA no México.

 

Por muitos anos a D&Q lutou contra modelos de consultoria focados apenas em fornecer “documentos padronizados que atendem a padarias, escolas e empresas metal-mecânicas. Esses modelos de prateleiras levaram ao descrédito dos modelos de gestão da ISO 9001, entre outros. O que desenvolvemos é diferente. "

 

A D&Q - México desenhou um modelo de consultoria que pode proporcionar a Médias, Pequenas e Micro empresas um esquema de consultoria para o desenvolvimento e certificação de seus sistemas de gestão, baseado em um esquema de corresponsabilidade, uso de tecnologia, redução de custos, “Mas mantendo os elevados níveis de qualidade no serviço e na conceção de sistemas que geram valor para o cliente. Entendemos que, principalmente em um ambiente de crise, as Organizações precisam de apoios para uma melhor gestão, com foco no cliente, com melhores ferramentas de trabalho e que finalmente façam com que essas Organizações tenham a capacidade de entrar no mercado de forma mais competitiva e competitiva. fazer parte das cadeias produtivas e exportadoras ”.

 

O modelo combina ferramentas de Coaching, Sistemas de Informação (software), Consultoria a Distância / Virtual, suporte documental e de controle, a um valor sem concorrência no mercado.

 

“O que procuramos é poder assessorar mais de 1000 Organizações e que essas Organizações sejam certificadas com um Sistema de Gestão que agregue valor e não apenas um papel pendurado na parede, o que vai gerar mais problemas para elas ao longo do tempo”.

 

“O modelo é aberto e também está disponível para consultores iniciantes que precisam de suporte especializado em suas consultorias”

 

Para obter mais informações, escreva para quality@qualityexperts.org